Screening the Future dag 2: workflows en samenwerking

Na een dag vol informatie van de sprekers van de Screening the Future conferentie, zit mijn hoofd behoorlijk vol. En het is de bedoeling dat dit er redelijk gestructureerd weer uitkomt in de vorm van een blog – oftewel, dit stukje tekst. U kunt even meegenieten hoe het is om voor het eerst op een conferentie te zijn, voor het eerst professioneel te netwerken, en – dit vooral – het gevoel te hebben er stukje bij beetje zelfs wat meer van te begrijpen. 

De eerste dag heb ik met Joris Brieffies een deal gemaakt: hij beschreef de eerste conferentiedag, en ik de tweede. Omdat, zo dachten wij, twee verschillende werelden en daarmee visies misschien wel een meer compleet beeld zouden geven dan één blog van ons samen. En daarom begin ik dus niet met de eerste, maar met de tweede dag. 

Koffie 

Die tweede dag begon bij aankomst met een heerlijk kopje koffie en een koekje. Eén voor één druppelen de deelnemers en sprekers binnen, en begin ik zowaar ook wat gezichten te herkennen (op dag één dus tóch nog goed genetwerkt!).  Als ik Joris in het vizier krijg, lopen we naar de zaal waar de medewerkers van Beeld en Geluid de conferentie kunnen volgen op een geprojecteerd scherm. 

Daar zitten ongeveer tien andere collega’s, iets minder dan op dag één. In de grote (hoofd) zaal is het ook nog rustig, iedereen moet toch nog een beetje bijkomen van het genetwerk van de dag ervoor. Samen met een eventuele jetlag is dat ook niet meer dan logisch. Het begint dan ook een half uur later dan gepland; als iedereen de cafeïne naar binnen heeft gewerkt kunnen we beginnen aan een dag vol nieuwe inzichten.

Masters aan het woord

We beginnen met een masterclass Building Workflows for Digitisation and Digital Preservation. Een masterclass: praktisch georiënteerd dus – wat in contrast staat met de sessies van dag één, die wat meer beschouwend van aard waren.  En inderdaad, ik merk dat alle sprekers dichtbij de praktijk blijven. Ze leggen de professionele do’s en dont’s van het digitaliseren en digitaal preserveren van audiovisueel materiaal op tafel, waarbij ze putten uit eigen ervaring.

Hoeveel interessanter kan het worden, als bijvoorbeeld James Snyder, representative van de USA Library of Congress – het grootste archief dat er bestaat – vertelt over de oplossingen die zij tijdens hun opstart van het digitaliseren en digitaal preserveren van materiaal zijn tegengekomen? En als twee keer een representative van archief samen met een vendor een presentatie houden over onder andere hun samenwerking - bijvoorbeeld Tom de Smet (Beeld en Geluid) met Paul Collard (Deluxe 142).

Workflows

Hoewel archieven ontzettend van elkaar kunnen verschillen in bijvoorbeeld mankracht, omvang, soort materiaal, manier van werken, ervaring (kijk voor de details op de powerpoints van de sprekers; deze komen op de website van PrestoCentre te staan) was er één duidelijke factor die bij alle presentaties voor een goede kans van slagen van digitaliseren naar voren kwam: de immens grote waarde van goed werkende workflows. Niet dat die in drie dagen in elkaar zitten, moge dat duidelijk zijn. Nee, daar gaat een heel traject aan vooraf (dat bij elk archief dan wel weer net anders wordt opgepakt). Er worden door de verschillende sprekers verschillende ingewikkelde diagrammen getoond, die uiteindelijk (als je langer kijkt) inderdaad heel logisch in elkaar zitten.

Jim Lindner (Media Matters), is expert op dit gebied en komt na Tom de Smet en Paul Collard aan het woord. Nét nadat ik door de bomen het bos niet meer zie, is iemand die begint met een mannetje met een tuinslang in zijn hand (waar geen water uit komt, dit als metafoor voor een digitaliseringsworkflow) wel even een fijne verademing.

Lindner gaat ver in zijn stelling: de problemen die archieven tegenkomen tijdens het digitaliseringsproces, zijn volgens hem vrijwel altijd te wijten aan een verkeerd uitgedachte workflow. Zelf is hij expert op het gebied van het oplossen van dit soort problemen voor archieven. Op zijn hardloopschoenen laat hij vol energie zien dat de problemen meestal echt niet liggen aan een tekort aan geld of mankracht, terwijl daar in eerste instantie meestal wel de schuld aan wordt gegeven.

Het succesverhaal van Tobias Golodnoff (Danish Radio) en Michel Merten (Memnon), lijkt aan een vloeiende workflow te liggen. Memnon heeft veel meer DAT tapes gedigitaliseerd voor Danish Radio dan oorspronkelijk gepland – terwijl het budget hetzelfde is gebleven. Golodnoff drukt ons op het hart dat een goed geplande workflow onmisbaar is bij een opmaak van een aanbesteding, maar dat een zekere flexibiliteit dat ook is: de workflow moet nog geoptimaliseerd worden in samenwerking met de vendor. Dit kwam ook weer duidelijk terug in het verhaal van Tom de Smet en Paul Collard. Ook de combinatie van verschillende workflows – bijvoorbeeld de fysieke en de technische – moeten op elkaar afgestemd zijn, zo laat Snyder aan ons weten.

Lunch 

En dan is het lunch. Ik probeer met mijn één-cursus-fotografie-ervaring nog een paar overzichtsfoto’s te schieten en neem hapjes van de lunch die geserveerd wordt: zachte broodjes en quiche.  Maar in mijn hoofd lijken mijn hersenen aan de ene kant niet te willen stoppen met denken, terwijl ze aan de andere kant eigenlijk zo moe zijn dat ze zo op een tafeltje in de zaal in slaap zouden kunnen vallen. Gelukkig overwint de ADHD-kant het toch van de zoutzak-kant, en leef ik na de lunch weer een beetje op.

PrestoCentre 

Het programma na de lunch is niet voor iedereen hetzelfde: ik ben in zaal één beland (dat stond ook op mijn congres-batch, dus dat klopte ook volgens mij), waar we werden bijgepraat over de ervaringen van Presto, PrestoSpace en PrestoPrime , en de mogelijkheden van het nieuwe kenniscentrum PrestoCentre. Om eerlijk te zijn: dit ging voor mij HEEL snel. De moeilijkste sessie om met de gedachten bij te blijven. Zoveel informatie in zo weinig tijd…

Maar PrestoCentre geeft wel een duidelijke boodschap af: kom naar ons voor advies en hulp bij het digitaliseren van de collectie! Richard Wright (BBC) maakt daarbij een mooie link naar het analoge materiaal: ‘the solution of the analogue problem is the new problem with digital material’. Matthew Addis (IT innovation) laat in een razendsnel tempo de mogelijkheden bij naam en toenaam voorbijschieten.

Alles bij elkaar 

En dan is het bijna voorbij. Maar nog niet helemaal: Jeff Ubois (PrestoCentre) is ‘wrapping up’ aan de hand van de thema’s van Screening the Future. Een fijne samenvatting staat letterlijk in de agenda: ‘als we langdurige toegang tot AV-materiaal willen, zullen we technische, economische, juridische en institutionele problemen tegelijk moeten oplossen. Nieuwe patronen van AV-productie zullen de evolutie van onze collecties zowel mogelijk maken als forceren. Dit zal experimenteren en het delen van de resultaten vereisen. Dit leidt tot een grote kostenvermindering, een verkleining van engineering schema’s, en een effectievere samenwerking met vendors. Aangezien de publieke subsidies onzeker zijn, moeten er nieuwe benaderingen voor het bekostigen ervan komen. Sommige hiervan zijn heel innovatief, andere zijn onbewezen maar veelbelovend, een paar zijn onbruikbaar gebleken. De modellen die werken variëren van land tot land en tussen verschillende domeinen. Sommige concepten (zoals partnerships) kunnen op verschillende manieren geïmplementeerd worden.’

En dan, na de wrapping up, is er nog een interactieve conclusie. Bernard Smith (conference chair) loopt de vijf hoofdvragen van de conferentie met de zaal door:

  1. Wat preserveren we?
  2. Hoe kunnen we onze toekomst financieren?
  3. Waar ontmoeten AV archieven en IT elkaar?
  4. Hoe kunnen we onze archieven valoriseren?
  5. Hoe houden we onze archieven in goede vorm?

Dan, na ruim een half uur uitloop, is het voorbij.

En nu is dus mijn hoofd vol informatie, een klein beetje leeggelopen op dit scherm. En dat is dan nog maar een fractie van wat er daadwerkelijk gezegd is! Wat ik ook geleerd heb: volgende keer moet ik minstens een smartphone hebben om de discussie die tíjdens de conferentie op Twitter woedde, mee te krijgen. Ik loop duidelijk achter – en ik denk dat de honderden twitterberichten ook wel laten zien dat het werkveld mee gaat met zijn tijd. Stoffig en saai past niet bij de AV-specialisten die vandaag aanwezig waren. Innovatief, nieuw en snel zijn eerder woorden die nu bij me opkomen.  

Een mooie conferentie dus. Zeker een schouderklopje waard!

 

Manja Herrebrugh